Hızla gelişen teknoloji artık günlük yaşantımızın değişmez bir parçası haline geldi. Bu gelişme ışığında fiziksel olarak yürütülen birçok iş ve işlem elektronik ortama taşındı. Kurumlar, özel şirketler ve bireyler arasındaki fiziki iletişimin elektronik ortama taşınması ile iletişim anlayışı yepyeni bir boyut kazanmış oldu. 2011 yılında Türk Ticaret Kanunu ile hayatımıza giren Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sisteminin ülkemizdeki kullanımı da her geçen gün artıyor. İş verimliliğini artıran KEP sistemi, zamandan ve maliyetten büyük oranda tasarruf sağlarken; kâğıt kullanımını minimum seviyeye indirerek çevreye verilen birçok zararın da önlenmesini sağlıyor. Son zamanlarda yaşanan büyük afetlerde de resmi iletişimin devamlılığını mümkün kılan KEP sistemi, iş süreçlerinin sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayan teknoloji olarak gündemdeydi. Sizler için hazırladığımız yazımızda KEP’in iş süreçlerindeki devamlılığa olan katkısı konusunda merak ettiğiniz birçok şeyi bulabileceksiniz.
AFET ANLARINDA KEP İLE KESİNTİSİZ RESMİ İLETİŞİM
Deprem, sel, su baskını, yangın gibi felaketler özel şirketlerin ve kamu kurumlarının iş ve işleyişinde önemli aksaklıklara neden olabiliyor. Bu gibi durumlarda en çok ihtiyaç duyulan konuların başında ise iletişim geliyor. Afet anlarında yaşanan sel baskını, yangın ya da bina çökmesi gibi fiziksel sorunlarda bu iletişimi sağlayan sistemlerin sunucularının hasar alma ihtimali de oldukça yüksek. Örneğin; Türkiye’de belediyeler hem kendi içlerinde hem de kamu kurumlarıyla ve şirketlerle resmi iletişimlerini sürdürmek için fiziksel sunucularla desteklenen özel bir yazışma sistemi kullanıyor. Olası bir afet anında fiziksel olarak bu sistemin sunucuları zarar görmemişse iletişim sorunsuz bir şekilde devam edebiliyor. Ancak afet nedeniyle yıkılan ya da hasar alan binada sistem sunucuları zarar gördüyse resmi iletişimde büyük aksamalar yaşanabiliyor. Eğer afete maruz kalan kurum bir KEP kullanıcısıysa, resmi yazışmalarını KEP ile sağlıyorsa hangi şehirde olursa olsun resmi evrak gönderimini ve resmi yazışmalarını sürdürebiliyor.
iye’nin yerli sermayeyle kurulmuş ilk güven kurumu olan TÜRKKEP’in, afet koruma sistemiyle planlanmış ve iki farklı şehirde konumlandırılmış veri merkezleri sayesinde; KEP kullanıcısı hangi şehirde olursa olsun afet anlarında resmi iletişimlerini sorunsuzca sürdürebiliyor. Kurumunuzu ve iş süreçlerinizi dijitalleştirerek zamandan ve maliyetten tasarruf ettirecek KEP teknolojisiyle tanışmak ve yaşanabilecek afetler özelinde önleyici tedbirler almak için TÜRKKEP e-dönüşüm uzmanlarıyla iletişime geçebilirsiniz.
AFET DÖNEMLERİNDE DİJİTAL ARŞİVLEMENİN ÖNEMİ
KEP ile iş süreçlerimizi dijitalleştirmek ve iletişimi her koşulda kesintisiz olarak sürdürmek kadar önemli olan bir diğer konu ise dijital arşivleme. Resmi olsun olmasın evrak ve belgelerin kolaylıkla ulaşabilir olması, dijital olarak korunarak saklanabilmesi günümüzdeki en büyük ihtiyaçlardan biri. Belgerin zaman içinde tahrip olması, kaybolması ya da zarar görmesi gibi sorunlar her zaman önemli bir konuyken özellikle afet dönemlerindeki fiziksel koşullar sebebiyle daha çok karşımıza çıkabiliyor. Afet anında ve sonrasında resmi iş süreçlerinin duraksamaması, kişilere ve kurumlara kesintisiz hizmet verilebilmesi için elektronik saklama yöntemleri, en çok tercih edilen arşivleme şekli olarak biliniyor. Afet öncesi tedbirler alınarak resmi evrakların kaybolması ya da tahrip olması ancak bu sayede önlenebilir.
Afet sonrası iş süreçlerinin aksamaması ve resmi süreçlerin kesintisiz ilerlemesi için ihtiyaç duyulan tüm resmi ve resmi olmayan belgelere e-Saklama sayesinde kolayca ulaşılabilir. Yasal, geçerli ve güvenilir e-Saklama hizmeti hakkında daha fazla bilgi almak ve kurumunuzu dijital arşiv yöntemleriyle tanıştırmak için e-dönüşüm uzmanlarımızla iletişime geçebilirsiniz.
TÜRKKEP KEP ÖZEL SEKTÖR İLETİŞİMİNDE FARK YARATIYOR
Özel şirketler de tıpkı kamu kurumları gibi KEP sayesinde kesintisiz bir şekilde resmi iletişimlerini sürdürebiliyor. Afet anlarında özel şirketlerin kendi iş süreçlerinde kullandıkları uygulamalar sekteye uğrasa dahi, KEP ile iş süreçlerini rahatlıkla yürütebiliyorlar. Tüm kurum ve kuruluşlar TÜRKKEP’in hizmet garantisiyle kesintisiz bir şekilde iş süreçlerini ve resmi evrak alışverişlerini devam ettirebiliyor. Bildirim, dilekçe, başvuru, fatura, ihale, ücret pusulası (bordro), sözleşme, ödeme talimatı, hesap özeti, teklif, ihtar, ihbar, sözleşme evraklarının paylaşımı, ticari taraflar arasındaki yazışmalar ve şirket beyannameleri gibi tüm gönderiler, KEP sistemiyle rahat bir şekilde iletilip alınabiliyor. KEP kullanıcıları ayrıca iş akışında önemli bir yere sahip olan değerli evrakları; adliye, noter ya da banka şubesine gitmeden temin ederek işlemlerini kolay bir şekilde gerçekleştirebiliyor.
KEP NEDİR?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP); her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımlarınızı; kişi, kurum ve kuruluşlara yasal olarak iletmenizi sağlayan elektronik ileti sistemidir. Kamu kurumlarına, belediyelere, bireysel ya da tüzel kişilere; bildirim, dilekçe, başvuru, ihale, sözleşme, fatura, hesap özeti, ihtar, ihbar, ticari taraflar arasındaki yazışmalar, şirket beyannameleri, sözleşme evraklarının paylaşımı gibi tüm gönderiler, KEP sayesinde online ortamda gerçekleştirilebiliyor.
- Hukuki geçerliliğe sahiptir. Alınan ve gönderilen her KEP iletisi, mahkemede bir delil niteliğindedir.
- Okunmama, ulaşmama veya spama düşme gibi sorunları ortadan kaldırır.
- Gelen ve giden kutusunun yanı sıra delil kutusu da bulundurur. Deliller 20 yıl süreyle güvenle saklanır.
- Resmi iş süreçlerinizde geleneksel yöntemleri ortadan kaldırarak işinizi kolaylaştırır.
- KEP adreslerine UETS ve EYP entegrasyonları ile gelen e-tebligatları güvenle cevaplayabilirsiniz.
- Zaman ve mekan bağımsızlığı sunarken hızlı işlem kabiliyeti sunar.
KEP’İN KULLANIM ALANLARI NELERDİR?
KEP’in Türkiye’deki kamu kurumlarından şirketlere, ticari işletmelerden bireylere kadar tercih edilen kullanım alanlarını şöyle sıralayabiliriz:
- Kamu kurumları arasındaki resmi yazışmalar
- Kamu kurumlarıyla şirketler arasındaki resmi yazışmalar
- Ticari işletmeler arasındaki iletişim
- Elektronik belgeler ve başvuruların karşılıklı olarak gönderilmesi, alınması ve yanıtlanması
- Tüketici önerilerinin, taleplerinin ve şikâyetlerinin alınması ve cevaplanması
- Şirketler ve ortakları arasındaki iletişim
- Noter üzerinden gerçekleşen tüm tebliğ, ihtar ve ihbarlar
- Gizlilik ve güvenlik gerektiren tüm yazışmalar
- Elektronik fatura benzeri uygulamalar
- İadeli taahhütlü posta ile yapılan yazışmalar
- Ücret pusulası (bordro), izin onay formu, zaman çizelgesi, ihbar, ihtar, ibra gibi insan kaynakları dokümanların personele gönderimi
- Elektronik sözleşme, senet, sipariş ve sipariş onayı
- Sicil dosyası işlemleri
- Yasal geçerli elektronik mutabakat
- Genel kurul toplantısı davetleri ve kayıtları, toplantı çağrıları ve her türlü etkinlik daveti
NEDEN TÜRKKEP KEP?
25 Şubat 2013 tarihinde Bilgi Teknolojileri İletişim Kurumu (BTK) tarafından, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı olarak yetkilendirilen TÜRKKEP, kaliteli hizmet anlayışı, hızlı ve etkin çözümleriyle şirketlerin, kamu kurumlarının ve bireylerin dijitalleşmesine büyük katkı sağlıyor. Türkiye’nin 81 ilinden erişim sağlanabilen 150’den fazla başvuru merkezi ile e-dönüşümün lider kuruluşu olan TÜRKKEP, sektördeki ilk Ar-Ge merkezlerinden birini bünyesinde barındırıyor. TÜRKKEP, kullanıcılarına güvenilir, resmi ve hızlı bir iletişim imkânı sunuyor.
