Teknoloji artık yaşamımızın değişmez bir parçası haline geldi. İş hayatından kamusal işlemlere, sosyal yaşamdan günlük aktivitelerimize kadar hemen her anımızda teknolojinin avantajlarından faydalanmayı sürdürüyoruz. Geleneksel yöntemlerin yerini alan dijital dönüşüm teknolojileri; iş ve işlemlerimizin daha hızlı, konforlu, kaliteli ve güvenli ilerlemesini sağlarken zaman ve maliyetten de büyük oranda tasarruf etmemizi sağlıyor. Fiziki işlemlerin dijital ortama taşınmasıyla birlikte kâğıt ve kargo ihtiyaçları ortadan kalkarken ağaçların kesilmesi önleniyor ve karbon ayak izinin azalması sağlanıyor.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), günümüzün en kapsamlı dijital dönüşüm teknolojisi parametrelerinin başında yer alıyor. Oldukça geniş bir kullanım alanına sahip olan KEP ile şirketler, kurumlar ve bireylerin kendi arasındaki evrak gönderimi ve resmî yazışmaları konforlu, hızlı ve güvenli hale gelmiş oluyor. Sizler için özel olarak hazırladığımız blog yazımında KEP’in iş yaşamında insan kaynakları süreçlerine, bordro yönetimine, şirketlere ve çalışanlara yönelik getirdiği avantajlar hakkında detaylı bilgi sahibi olabileceksiniz.
KEP NEDİR?
Kayıtlı Elektronik Posta, günümüzün en kapsamlı dijital dönüşüm teknolojilerinin başında yer alır. Oldukça geniş bir kullanım alanına sahip olan KEP ile şirketler, kurumlar ve bireyler arasındaki evrak gönderimi ve resmî yazışma süreçleri konforlu, hızlı ve güvenli hale gelir. Operasyonel faaliyet gerektiren birçok iş ve işlem KEP ile kolay bir şekilde halledilir. Her türlü bildirim, dilekçe, başvuru, fatura, sözleşme, ihale, hesap özeti, ücret pusulası (bordro), ödeme talimatı, teklif, ihbar, ihtar, şirket evraklarının paylaşımı, şirket beyannameleri ve ticari tarafların kendi aralarında yaptığı yazışmalar gibi tüm paylaşımlar, elektronik ortamda KEP üzerinden kolay ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilir. KEP kullanıcıları iş akışında önemli yeri olan bu değerli evrakları; adliyeye, banka şubesine veya notere gitmeden temin ederek işlemlerini rahat bir şekilde gerçekleştirebilir.
GELİŞEN TEKNOLOJİLERLE İNSAN KAYNAKLARI SÜRECİ KOLAYLAŞIR
İş hayatında önemli bir yere sahip olan bordro; çalışan kişinin maaşının detaylı şekilde kayıt altına alınmasıdır. Çalışan ve işveren arasındaki ödemeleri hukuki boyuta ulaştıran bordroların hazırlanması uzun uğraş gerektiren işlemlerden biridir. Çalışan ödemelerinin eksiksiz, doğru ve zamanında yapılması bordro yönetiminin en temel işlevidir. Bu süreçler insan kaynakları uzmanlarının hatırı sayılır derecede vaktini alırken çok büyük eforlar sarf edilmesine sebep olur.
Bordro işlemleri manuel olarak yapıldığında çok fazla zaman kaybettiren bir süreç olduğu için şirketlerin hareket alanı kısıtlanır. Yeni hedefler ve yatırımlara yönelimler azalır. İşlemlerde kullanılan araç ve gereçler şirketlere çok büyük külfetler oluştur. Bordrolar çalışan tarafından imzalanması gereken belgelerdir. Pandemiyle birlikte hayatımızda daha fazla yer alan uzaktan çalışma vb. iş modelleri imzalama süreçlerinin aksamasına neden olabilir. Bordro yönetiminde yapılacak ufak bir hatada hem çalışanlar hem de işverenler olumsuz sonuçlarla karşılaşabilir. Yapılan hatalar işveren ile işçiler arasında anlaşmazlıkların ortaya çıkmasına sebep olur. Bu hataların yaşanması şirketlerin ceza almasına neden olurken, aynı zamanda itibarının zedelenmesine de yol açabilir. Bordrolama işlemlerinde kullanılan kâğıt ağaçların kesilmesine neden olurken, kargo işlemleri ise karbon ayak izinin artmasına sebep olur.
Günümüzde teknolojinin gelişmesiyle birlikte bu sorunların ortadan kalkması mümkündür. Özellikle e-dönüşümün en önemli araçlarından biri olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, bu derece önemli ve zaman alan bir süreçte şirketlerin ve insan kaynakları uzmanlarının elini rahatlatacak bir araç olarak karşımıza çıkar. KEP sayesinde bordro işlemleri yasal geçerli, hukuki ve güvenli hale gelir.
KEP İLE BORDRO YÖNETİMİ ARTIK ÇOK DAHA KOLAY!
İnsan kaynakları sürecine büyük kolaylık sağlayan KEP hizmeti, tüm yazışmalarınızı ve önemli belge paylaşımlarınızı ilettiğiniz şekilde koruyan bir yapıdadır. Manuel olarak yaptığınız bordro, sözleşme, fazla mesai yazısı, tayin ve görevlendirme iletileri, fesih ve ihtar işlemleri gibi insan kaynaklarına dair tüm resmî evrak işlemlerinizi, KEP sistemini kullanarak elektronik ortamda hızlı, güvenilir ve daha az maliyetli olarak yapabilirsiniz. İnsan kaynakları sürecinde KEP kullanımına başladığınız ilk andan itibaren profesyonellik ve etkili zaman yönetimi becerileri kazanırsınız. KEP uygulaması insan kaynakları sürecinin dijitalleşmesini sağlar. Böylelikle bordro sisteminizdeki parametrelerin takibinde harcadığınız insan ve iş gücü maliyetlerinizi minimize edebilirsiniz. İş süreçlerinizi daha verimli hale getirirsiniz. KEP sistemiyle, manuel sistemde görevlendirdiğiniz ekiplerinizin bir bölümünü başarıyı ve büyümeyi destekleyen başka bir alana yönlendirebilirsiniz. Dijitalleşen bir ortamda kâğıt ve kargo kullanımı azalacağından karbon ayak izinin azalması sağlayabilir, ağaçların kesilmesinin önüne geçerek çevreyi ve doğayı koruyabilirsiniz. KEP üzerinden gönderilen evrak ve gönderilerin kesinlikle değiştirilemez olmasıyla beraber iletilerinizi güven altına alırsınız. Çalışan tarafından tek tek imzalanması gereken bordro evrakları KEP sistemiyle çoklu olarak imzalanabilir. Bu sayede zaman açısından önemli bir tasarruf yapmış olursunuz. Yenilikçi ve destekleyici bir çözüm olan KEP ile bordroları bir konektörden görüntüleyebilirsiniz. KEP hizmeti sayesinde geleneksel yöntemlerle ortaya çıkabilecek olumsuz riskleri azaltabilirsiniz. Böylece işveren olarak müşteri güveninin sarsılabileceği ya da marka algısının zarar görebileceği tüm olumsuz etkilerden kaçınabilirsiniz.
KEP’İN AVANTAJLARI NELERDİR?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP); hukuki geçerliliğe sahip, delil niteliği taşıyan, her türlü yazışma ve belge paylaşımlarının yapılabildiği elektronik bir posta sistemidir. KEP’in kullanıcılarına sunduğu bazı avantajlar şöyle sıralanabilir:
- KEP sistemi gönderilen postalarınızın okunmama, ulaşmama ve spama düşme gibi sorunlarını ortadan kaldırır.
- İletilerinizin içerisinde gelen ve giden kutusuna ek olarak bir de delil kutusu bulunur.
- Geleneksel yöntemlere göre iş süreçleri kolaylık ve hız kazanır.
- KEP üzerinden ilettiğiniz evrak ve gönderiler kesinlikle değiştirilemez. Böylece veri bütünlüğü eksiksiz ve tam bir şekilde korunmuş olur.
- KEP sistemi kargo ve lojistik ihtiyaçlarını ortadan kaldırarak buna bağlı doğaya karbon salınımını engeller. Böylelikle doğayı ve çevreyi koruyup gelecek nesillere tertemiz bir dünya bırakabilirsiniz.
- Bordro işlemlerinizi elektronik ortama taşıyan KEP sistemiyle kâğıt kullanımını ortadan kaldırarak ağaçların korunmasına yardımcı olursunuz.
- KEP sistemiyle gönderdiğiniz iletilerinizi 20 yıl süreyle güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz. Gerekli olması halinde gönderinize saniyeler içerisinde ulaşarak delil olarak kullanabilirsiniz.
- Noter aracılığıyla iadeli taahhütlü gönderdiğiniz evrakların alıcısına ulaşması 2 gün sürerken KEP ile bu süreyi birkaç dakikaya indirebilirsiniz.
- Posta, baskı, arşiv, toner, kargo gibi ihtiyaçları ortadan kaldıran KEP sayesinde, gönderi ve depolama maliyetlerinden çok büyük oranda tasarruf edebilirsiniz.
TÜRKKEP İLE ANINDA KEP SAHİBİ OLUN!
TÜRKKEP, Türkiye’de yerli girişim sermayesiyle kurulmuş ilk e-dönüşüm kurumudur. TÜRKKEP, 25 Şubat 2013’te BTK (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu) tarafından KEP Hizmet Sağlayıcısı olarak yetkilendirilmiştir. 81 ilde bulunan 200’e yakın başvuru merkezi ile kullanıcılarına kolay erişim imkânı sunan TÜRKKEP, sunmakta olduğu entegrasyon çözümleri ile ülkemizde e-dönüşüm sektörünün lider kuruluşudur. TÜRKKEP, geliştirdiği yenilikçi ürünler ile hem kamuda hem de özel sektörde müşterilerine katma değeri yüksek hizmetler ve çözümler sunar.
