BORDRO YÖNETİMİNDE DEVRİM NİTELİĞİNDE BİR ÇÖZÜM: Kayıtlı Elektronik Posta
Günümüzde dijital dönüşüm, iş dünyasında pek çok süreci hızlandırmak ve daha güvenli hale getirmek için önemli bir rol oynuyor. Bordro takibi de bu süreçlerden biri... Özellikle Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi bordro takibinde devrim niteliğinde bir çözüm sunarak, bordroların yasal olarak güvence altına alınmasını ve hızlı bir şekilde iletilmesini sağlıyor.
Peki, KEP ile bordro takibi nasıl yapılır? Sizler için özel olarak hazırladığımız bu yazımızda bordronun ne anlama geldiğini, nasıl takip edileceğini ve KEP’in bu süreçteki avantajları ile ilgili detaylı bilgi sahibi olabileceksiniz.
Bordro Nedir?
Bordro, işverenin çalışanlarına ödediği maaş, prim, yapılan kesintilerin ve vergi dilimlerinin ayrıntılı bir şekilde yer aldığı, yasal olarak kayda geçen bir dokümandır. Hem işverenin hem de çalışanın haklarının korunmasını sağlayan bordronun, SGK’ya (Sosyal Güvenlik Kurumu) yapılan bildirimler ve vergi ödemeleri açısından büyük bir önemi vardır. Bu belgeler, çalışanın aldığı net maaşı ve diğer ödeneklerini içerdiği gibi, işvereni de yasal olarak koruyan bir yapıya sahiptir.
Bordro, yalnızca maaşın nasıl hesaplandığını göstermekle kalmaz, aynı zamanda çalışanın iş hayatındaki vergi dilimleri, sosyal güvenlik kesintileri ve varsa ödenen primler gibi tüm finansal bilgileri sunar. Çalışanlar için bu belgenin doğruluğu ve güvenliği büyük önem taşır. İşverenler içinse bordro, yasal düzenlemelere uygun hareket edildiğinin kanıtıdır.
Bordro Takibi Nasıl Yapılır?
Geleneksel yöntemlerle bordro takibi, kâğıt belgeler üzerinde yapılan manuel işlemlerden oluşuyor. Bu durum hem zaman hem de kaynak açısından büyük bir yüktür. Bordroların çalışanlara iletilmesi, saklanması ve düzenli olarak arşivlenmesi gibi süreçler, geleneksel yöntemlerle yürütüldüğünde çok fazla insan kaynağı gerektirir ve hata yapma olasılığını artırır.
Dijitalleşmenin hız kazandığı günümüzde, bordro takibi artık elektronik ortama taşınmıştır. Bordroların dijital olarak hazırlanıp dağıtılması, işverenler ve çalışanlar için büyük bir kolaylıktır. KEP sistemiyle entegre edilen bordro süreçleri, manuel işlemleri tamamen ortadan kaldırarak hem iş gücü hem de maliyet tasarrufu sağlar. İşverenler, bordroları KEP sistemi aracılığıyla çalışanlarına yasal ve güvenilir bir şekilde ulaştırabilir. Çalışanlar ise bordrolarına diledikleri anda dijital ortamdan erişebilirler.
KEP Kullanımının İnsan Kaynakları Sürecindeki Önemi
İnsan kaynakları süreçlerinde belge yönetimi, maaş ödemeleri, iş sözleşmeleri ve performans değerlendirmeleri gibi önemli işlemler yürütülür. Bu süreçler şirketlerin organizasyonel yapısında düzenli, şeffaf ve yasal bir iletişim gerektirir. İşte bu noktada KEP devreye girer. KEP, bordroların gönderimi ve takibi gibi hassas işlemlerde hem işveren hem de çalışanın haklarını güvence altına alan yasal bir iletişim aracıdır. KEP bu süreçlerde, işverenin çalışanlara yasal ve zamanında bildirimler yapmasına olanak tanıyarak organizasyon içi iletişimin düzenli ve güvenilir olmasını sağlar.
KEP, insan kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesiyle birlikte zaman kaybını azaltır ve süreçleri hızlandırarak iş gücünün daha verimli kullanılmasına katkıda bulunur. Özellikle bordro gönderimlerinde, çalışanlara güvenilir bir şekilde bilgilendirme yapılması ve tüm sürecin kayıt altına alınması, kurumların işleyişini çok daha etkin hale getirir.
Bordro Yönetiminin KEP ile Yapılmasının Avantajları Nelerdir?
Bordro yönetimi süreçlerinde KEP kullanımının sunduğu birçok avantaj bulunur. İlk olarak, KEP’in insan kaynakları süreçlerinde sağladığı en büyük avantaj, iletilen dokümanların yasal geçerliliğinin olmasıdır. Örnek vermemiz gerekirse, bir bodronun çalışanlara ulaştırılması sürecinde KEP kullanıldığında, bu işlem yasal olarak geçerli sayılır ve herhangi bir uyuşmazlık durumunda delil niteliği taşır. Bu sayede, işverenler bordroların zamanında ve doğru şekilde çalışanlara ulaştırıldığından emin olabilirler. Ayrıca, çalışanların bordrolarını zamanında almadıklarına dair herhangi bir itirazları olduğunda, KEP üzerinden tüm süreçler kolayca ispatlanabilir.
Bordro takibi süreçlerinde KEP kullanımı sadece belge güvenliği sağlamakla kalmaz, aynı zamanda iş süreçlerinin dijitalleşmesine büyük oranda katkı sunar. İşletmelerin bordroları dijital ortamda yönetmesi, operasyonel yükü azaltır. KEP ile iletilen bordrolar, zaman damgalı bir şekilde güvenli olarak saklanır ve gerektiğinde tekrar erişilebilir. Bu da insan kaynakları departmanlarının iş yükünü hafifletirken aynı zamanda yasal düzenlemelere uygun hareket edilmesini sağlar.
Bir diğer avantaj ise zaman ve maliyet tasarrufudur. KEP ile yapılan bordro gönderimleri, kâğıt, zarf, arşivleme ve posta masrafı gibi giderleri tamamen ortadan kaldırır. Tüm süreç dijital ortamda yönetildiği için daha hızlı, güvenilir ve düşük maliyetli bir yapı sunar. Ayrıca, KEP sistemi ile iletilen bordrolar 20 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanabilir. Bu da işverenlerin maliyetlerini azaltır ve ihtiyaç duyulması halinde bordrolara kolayca erişim imkânı sağlar.
KEP ile bordro yönetimi aynı zamanda çevre dostu bir yaklaşım da sunar. Kâğıt kullanımının minimize edilmesi, doğaya katkı sağlayarak şirketlerin sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olur. KEP’in bordro yönetiminde sağladığı bir diğer önemli avantaj da iletişim güvenliğidir. Belgeler hem gönderim hem de alım sırasında yasal koruma altına alınır ve dış müdahalelere karşı tamamen güvence altındadır.
Bordro Takibini TÜRKKEP ile Dijitalleştirin
E-Dönüşüm sektörünün lider kurumu TÜRKKEP, bordro takibinde güvenli ve yasal çözümler sunar. Şirketler, TÜRKKEP’in sunduğu KEP İK® uygulaması hizmetinden yararlanarak bordro süreçlerini dijitalleştirip, güvenli ve daha hızlı bir şekilde yönetebilirler. Türkiye’de bir ilk olarak TÜRKKEP bünyesinde yer alan AR-GE merkezi tarafından geliştirilen ve işletmelere birçok kolaylık sunan KEP İK® uygulamasına sahip olmak için TÜRKKEP resmi web sitesi üzerinden https://turkkep.com.tr/kullanici-talep-formu/ online olarak başvurunuzu yapabilir ya da 81 ilde hizmet veren yaklaşık 200 TÜRKKEP başvuru merkezi üzerinden kolaylıkla başvuruda bulunabilirsiniz.
