KEP Hakkında Bilmeniz Gerekenleri Derledik

Son yıllarda teknolojinin gelişmesi ve internet kullanımının artmasıyla birlikte, fiziksel ortamda yürütülen birçok iş ve işlem elektronik ortama taşındı. Günlük yaşamın değişmez bir parçası haline gelen bilgi ve iletişim teknolojileri; şirketler, kurumlar ve bireyler arasındaki fiziki iletişimin elektronik ortama taşınmasını sağlayarak, iletişim anlayışına bambaşka bir boyut kazandırdı. Bu gelişmeler ışığında 2011 yılında, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile hayatımıza giren Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sisteminin kullanım oranı, ülkemizde her geçen gün artmaya devam ediyor. KEP kullanımı sayesinde; iş verimliliği artıyor, zamandan ve maliyetten ciddi oranda tasarruf ediliyor ve çevreye verilen birçok zararın önüne geçilebiliyor. Sizler için hazırladığımız blog yazımızda KEP ile ilgili merak ettiğiniz sorulara yanıt bulabilecek ve KEP sisteminin avantajlarıyla ilgili bilgi sahibi olabileceksiniz.

KEP'in Faydası Nedir?

Kullanıcılarına hızlı, güvenilir ve yasal bir iletişim imkân sağlayan KEP sistemi; iş verimliliği, zamanın doğru kullanımı, maliyet tasarrufu, iletişim güvenliği ve çevre duyarlılığı gibi birçok avantajı da beraberinde getirir. Bu avantajları kısaca şöyle sıralayabiliriz:

• • Maliyet ve Zaman Tasarrufu: Posta, baskı, arşiv, kargo, toner gibi birçok fiziki ihtiyacı ortadan kaldıran KEP sistemi, gönderi ve depolama gibi maliyetlerde büyük oranda tasarruf sağlar. Bu sayede zaman daha doğru yönetilir ve iş verimliliği artmış olur.
  • Hukuki Geçerlilik: Gönderilen ya da alınan her KEP iletisi hukuki geçerliliğe sahiptir. Anlaşmazlık durumlarında mahkemede delil olarak kullanılabilir. KEP ayrıca iletilerin teslim edilememesi, okunmaması veya spam’a düşmesi gibi sorunları da ortadan kaldırır.
  • İnkâr Edilemez: KEP sisteminde gönderici ve alıcı arasındaki iletişimin tüm aşamalarıyla ilgili tam, doğru ve güvenilir kayıtlar oluşturulur. Gönderici iletinin kendisi tarafından gönderilmediğini, alıcı ise kendisine ulaşmadığını iddia edemez.
  • Güvenli İletişim ve Uzun Süreli Arşiv: KEP sistemi; ileti içeriği, gönderim ve okunma zamanı gibi bilgilerin değiştirilmesini engeller. İletişim süreçleri bu sayede üst düzey güven ve geçerlilik kazanır. KEP iletisiyle üretilen deliller 20 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanır ve gerektiğinde delil olarak kullanılabilir.
  • Hızlı İşlem Kabiliyeti ve Düşük Maliyet: Noter üzerinden iadeli taahhütlü posta ile gönderilen bir evrakın alıcısına ulaşma süresi minimum 2 gün sürer. Bu işlem KEP ile sadece birkaç dakika içerisinde halledilebilir. KEP sistemi, noter aracılığıyla yapılan benzer işlem maliyetlerine göre yüzde 99 oranında tasarruf sağlar.
  • Çevre Dostu Bir Yaklaşım: İş süreçlerini elektronik ortama taşıyan KEP, kâğıt kullanımının önüne geçerek ağaçların korunmasına yardımcı olur. Kargo ve lojistik gibi süreçleri de ortadan kaldırarak şirketlerin, kurumların ve şahısların karbon ayak izinin azalmasında önemli rol oynar.

KEP Hangi Alanlarda Kullanılır?

KEP; kurumlar, şirketler ya da bireyler arasındaki resmi yazışma ve evrak gönderimi süreçlerini hızlı, konforlu ve güvenli bir hale getirir. Operasyonel güç ve zaman gerektiren birçok iş ve işlem, KEP sayesinde kolay bir şekilde halledilir. Her türlü bildirim, başvuru, dilekçe, fatura, ihale, sözleşme, ücret pusulası (bordro), hesap özeti, ödeme talimatı, teklif, ihtar, ihbar, şirket beyannameleri, sözleşme evraklarının paylaşımı ve ticari taraflar arasındaki yazışmalar gibi tüm gönderiler, KEP üzerinden elektronik ortamda rahat bir şekilde gerçekleştirilir. KEP kullanıcıları böylece, iş akışında önemli bir yere sahip olan bu değerli evrakları; notere, adliyeye veya banka şubesine gitmeden temin edebilir ve işlemlerini kolay bir şekilde yapabilir.

Neden TÜRKKEP KEP?

TÜRKKEP, Türkiye’de e-dönüşüm sektöründe yerli girişim sermayesiyle kurulmuş olan ilk güven kurumudur. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından, 25 Şubat 2013 tarihinde Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı olarak yetkilendirilmiştir. Türkiye’nin 81 ilinde erişim sağlanabilen 200’e yakın başvuru merkezi ile ülkemizde e-dönüşümün lider kuruluşudur. Sektördeki ilk yerinde Ar-Ge merkezlerinden birini bünyesinde barındıran TÜRKKEP, sunmakta olduğu entegrasyon çözümleri ile kamuda ve özel sektörde müşterilerine katma değeri yüksek çözümler ve hizmetler sunar.

KEP İNSAN KAYNAKLARI – KEP IK^® (PERSONEL KEP UYGULAMALARI)

TÜRKKEP tarafından geliştirilen KEP IK^®; insan kaynakları süreç yönetimine büyük destekler sunan bir hizmettir. Kullanıcılarına yasal, hukuki delil niteliğine sahip ve son derece güvenli bir iletişim imkânı sağlayan KEP IK^®, şirket çalışanlarına ücret pusulaları (bordroları) da dahil olmak üzere bütün resmi evrakların elektronik ortam üzerinden iletilmesini mümkün kılar. Kurum ve çalışanlar arasında; hedef ve performans değerlendirmesi, atama ve görevlendirme yazıları, bordro, sözleşme, maaş artışı ve prim ödemesi bildirimleri, ihtar ve fesih bildirimleri, izin mutabakatları gibi birçok bildirim, KEP IK^® üzerinden güvenli, hızlı ve kolay bir şekilde yapılır. Zamanın etkili yönetilmesine imkân sağlayan profesyonel bir uygulama olan KEP IK^®, bu sayede operasyonel verimi artırır. Kâğıt kullanımı, arşiv, noter, kargo, kurye gibi masrafları ortadan kaldırır. İnsan kaynakları süreçlerine hız kazandırırken; şirketin ve çalışanların haklarını da korumuş olur.

KEP Kullanım Alanları

Kayıtlı Elektronik Posta’nın, Türkiye’de şirketlerden kamu kurumlarına, ticari işletmelerden bireylere kadar birçok alanda tercih edilen kullanım alanları şöyle sıralanabilir:

• • Kamu kurumlarının kendi aralarındaki resmi yazışmalar
  • Kamu kurumları ile şirketler arasındaki resmi yazışmalar
  • Elektronik belgelerin ve başvuruların karşılıklı gönderilmesi, alınması ve yanıtlanması
  • Tüketici taleplerinin, önerilerinin ve şikâyetlerinin alınması ve cevaplanması
  • Ticari işletmeler arasındaki her türlü iletişim
  • Şirketler ve ortakları arasındaki güvenli iletişim
  • Noter üzerinden gerçekleştirilen tüm tebliğ, ihtar ve ihbarlar
  • Elektronik fatura benzeri uygulamalar
  • Gizlilik ve güvenlik gerektiren bütün yazışmalar
  • İadeli taahhütlü postayla yapılan yazışmalar
  • Ücret pusulası (bordro), zaman çizelgesi, izin onay formu, ihtar, ihbar, ibra gibi insan kaynakları dokümanlarının personele gönderimi
  • Sicil dosyası işlemleri
  • Elektronik sözleşme, senet, sipariş ve sipariş onayı,
  • Yasal geçerli elektronik mutabakat
  • Genel kurul toplantısı daveti ve kayıtları, toplantı çağrıları ve her türlü etkinlik daveti

KEP Hakkında Sık Sorulan Soruları Cevapladık

1. KEP Nedir?

   KEP, ileti göndericisi ve alıcısının kimliklerinin belli olduğu, ileti bütünlüğünün kesin bir şekilde korunduğu, hukuki geçerliliğe sahip elektronik posta hizmetidir. 

2. KEP Hesabını Nereden Alabilirim?

   Dijital dönüşümün lideri TÜRKKEP, KEP başvuru süreçlerini hızlı ve etkin bir şekilde çözüme kavuşturur. TÜRKKEP’in resmi web sitesinde yer alan başvuru formu doldurularak kolayca KEP sahibi olunabilir. Ayrıca Türkiye’nin 81 ilinden erişim sağlanabilen yaklaşık 200 TÜRKKEP Başvuru Merkezi üzerinden yapılan başvurularla da KEP adresi alınabilir. 

3. KEP ile Neler Yapabilirim?

   KEP, yer ve mekândan bağımsız olarak, resmi belge paylaşımı yapılması gereken bütün alanlarda elektronik olarak kullanılabilir. KEP ile tebligat, talimat, ödeme emri, ekstre, mutabakat, sözleşme, bildirim, ihtar, ihbar, fatura, beyanname, bildirge, sipariş, sipariş onayı, teklif, dilekçe, başvuru, duyuru, iştirak taahhütnamesi, özgeçmiş alımı ve gönderimi, müşteri şikâyetlerinin bildirimi ve alımı yapılabilir. 

4. KEP Kullanmak İçin Elektronik İmza Almam Gerekiyor mu?

   KEP sisteminde gönderim yapılabilmesi için elektronik imza (e-İmza) sahibi olmak zorunludur. KEP hesabının sadece alıcı olarak kullanılacak olması durumunda ise elektronik imza sahibi olunması gerekmiyor. E-dönüşümün öncüsü TÜRKKEP, e-İmza hizmetiyle kullanıcılarına etkin ve güven odaklı çözümler de sunuyor. Türkiye genelinde faaliyet gösteren yaklaşık 200 TÜRKKEP Başvuru Merkezi üzerinden yapılan başvurularla kolayca e-İmza sahibi olunabilir. 

5. Birden Fazla KEP Hesabı Alabilir miyim?

   Gerçek veya tüzel kişiler talep edilmesi durumunda birden fazla KEP hesabı alabilir. 

6. KEP Hesabımı Başkasına Devredebilir miyim?

   KEP hesaplarının bir başkasına devredilmesi veya aktarılması mümkün değildir. 

7. KEP Hesabımı Başkasına Kullandırabilir miyim?

   Gerçek kişilerin KEP hesapları kişiye özeldir ve bu hesaplar sadece kendileri tarafından kullanabilir. Tüzel kişiler ise başvuru esnasında veya daha sonradan tanımladıkları işlem yetkilisi / yetkililerine KEP hesaplarını kullandırabilir.

8. KEP Hesabımın Şifresini Unuttum/Çaldırdım Ne Yapmalıyım?

   KEP hesabının şifresinin unutulması ya da çalınması durumunda, TÜRKKEP Çağrı Merkezi’ni arayarak destek alınabilir. 

9. KEP Hesabımı Tamamen Kapatmak İstiyorum Ne Yapmalıyım?

   TÜRKKEP, mevcut KEP hesaplarının kapatılması taleplerini aralıksız olarak karşılar. Bu talepler çağrı merkezi ya da TÜRKKEP resmi internet sitesi üzerinden yapılabilir. Kimlik doğrulama işlemlerinin ardından kapatılan KEP hesabından ileti gönderimi ve alımı engellenir. Bununla birlikte kapatılan KEP hesabı, hesap sahibinin erişebilmesi için 3 ay süreyle açık tutulur.

10. Halihazırda Kullandığım Herhangi Bir E-posta Adresimi (gmail, Hotmail vb.) KEP Haberleşmesinde Kullanabilir miyim?

    KEP, kendi içerisinde kapalı bir sistem olduğundan, kullanılan e-posta adresleri KEP haberleşmesinde kullanılamaz. KEP hizmetinden faydalanmak için bir KEP hesabı edinilmesi gerekir. 

11. KEP Rehberinde Kaydım Olması Gerekiyor mu?

    Tüzel kişilerin KEP rehberinde kayıtlarının bulunması zorunludur. Bireysel kullanıcılar ise isteğe bağlı olarak KEP rehberine kayıt yaptırabilirler.

12. Kullanıma Kapatılan KEP Hesabı Başkasına Tahsis Edilebilir mi?

    Kullanıma kapatılan KEP hesabı bir başkasına yeniden tahsis edilemez. Kullanımı kapatılmış olan KEP hesabı; hesap sahibinin hesap açılışı için talep etmesi, tahsis için başvuru yapması, kimlik tespiti konusunda gerekli belgeleri teslim etmesi ve hesap ücretini ödemesi durumunda yeniden kullanıma açılabilir.