VERİLERİNİZİ MUHAFAZA ETMENİN EN GÜVENLİ YOLU NEDİR?
Gelişen teknoloji, birçok işin akıllı cihazlar, bulut sistemler ve elektronik buluşlar sayesinde kolaylaşmasını sağlarken veri güvenliği ihtiyacını da artırdı. Bireysel ya da ticari bir çok dosyayı, dokümanı, evrakı ya da kıymetli eşyamızı fiziksel olarak saklama alışkanlığına ek olarak taşınabilir elektronik cihazlarda ya da bulut sistemli platformlarda arşivlemeyi tercih etmeye başladık. Peki her an siber tehditlere açık olan, depoladığımız verilerin değişmezliğini garantileyemeyen ve veri hırsızlığına karşı basit şifrelerle korunabilen bu alanlar ne kadar güvenli? Aslında cevap net: Eğer yasal bir saklama prosedürüne sahip değilse, hiçbir elektronik ya da bulut saklama platformu fiziksel saklamadan daha güvenli değil.
Elektronik Saklama (e-Saklama) ise tam da bu noktada ideal teknoloji çözümlerinden biri olarak devreye giriyor. E-Saklama; fiziksel, elektronik ya da piyasa ürünü olan birçok bulut saklama yöntemlerinin veri kayıplarıyla ilgili yaşatabilecekleri tüm olumsuzlukları ortadan kaldırıyor. Sizlere özel olarak hazırladığımız blog yazımızda e-Saklama çözümünün avantajları hakkında detaylı bilgi sahibi olabilirsiniz.
E-SAKLAMA NEDİR?
E-Saklama; Belge, veri, bilgi, doküman ve dosyaların elektronik ortamda güvenli bir şekilde muhafaza edildiği bir çözümdür. E-Saklama sayesinde e-Fatura, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), e-Defter ve e-Arşiv Fatura verileri elektronik ortamda üst düzey güvenlikli bir şekilde saklanabilir. Bu şekilde belgelerin yıpranma, kaybolma ve zarar görme gibi riskleri minimize edilir.
VERİLERİNİZİ TEHDİT EDEN DURUMLAR NELERDİR?
Veri kayıpları, bireyleri ve şirketleri olumsuz etkileyen tehditlerin neredeyse başında geliyor. Önemli dosya, bilgi veya evrakların kaybı; iş gücü kaybına, gelir kaybına ve hatta itibar kaybına bile sebep olabilir. Kendi imkânlarıyla fiziksel, elektronik ya da güvenliksiz bulut platformlarda saklama yapmayı tercih edenler, olası tehditlere ve risklere karşı korumasız kalabilir. Günümüzde sıkça yaşanan teknik sorunlar, siber saldırılar, bilgisayarların ve sistemlerin çökmesi, virüs, veri hırsızlığı ve yaşanabilecek doğal afetler sebebiyle saklama alanları zarar görebilmekte, evrak ve dosyalarda kayıplar yaşanabilmektedir.
Dijital dönüşüm süreçlerinin en önemli parçalarından biri olan güvenli elektronik saklama uygulamaları ise bu olumsuzlukların tamamen önüne geçer ve kullanıcılarına güvenli arşiv imkânı sunar.
Kâğıt tabanlı dokümanların güvenli bir saklama alanında dijital ortama aktarılması veya elektronik belgelerin yine güvenli bir dijital alanda muhafaza edilmesi verilerin güvende tutulmasının modern ve etkili bir yoludur. Fakat buradaki kilit konu “güvenli” bir elektronik saklama sağlayabilmektir.
EN GÜVENLİ ELEKTRONİK SAKLAMA YÖNTEMİ HANGİSİDİR?
Öncelikle resmi olsun olmasın hiç bir veriyi fiziksel olarak saklamamalıyız. Bu saklama yöntemi veriyi tüm tehditlere açık halde arşivlemek olacaktır. Elektronik saklama yöntemleri arasından da veriyi en güvenli şekilde koruyabilecek platformları tercih etmeliyiz. Güvenli elektronik saklama koşullarının olmazsa olmazları ise şöyle;
- Güvenle elektronik saklama yetki ve kural setlerle korunan bir arşiv alanı sağlar.
- Bu alanda veri, elden ele dağılabilen veya kolay yöntemlerle sıfırlanabilen basit şifrelerle değil son teknoloji sistemlerle korunur.
- Veriyi silme işlemi sadece sizin talebinizle, platformun elektronik saklama uzmanı tarafından ve kimliğiniz doğrulanarak gerçekleşir.
- Platform, her türlü siber tehdite karşın veriyi koruyabilen ileri güvenlik önlemleri alır.
- Güvenli elektronik saklama hizmeti veren platform aynı zamanda elektronik uygulamalar hususunda resmi otoriteler tarafından onaylı bir hizmet sağlayıcıdır.
- Verinin değiştirilemeyeceği ve bütünlüğünün korunduğu, hizmet sağlayıcı tarafından garanti edilir.
E-Saklama, veri kaybı riskini en aza indirirken arşivleme süreçlerine hız çevre dostu bir yaklaşım da sunar. Kâğıt tüketiminin azalmasıyla çevreye yönelik olumsuz etkiler azaltılır, depolama alanı maliyetlerinden büyük ölçüde tasarruf edilir ve dosya ya da evrakların daha düzenli ve güvenli bir şekilde yönetilmesi sağlanır. E-Saklama, işletmelerde daha sürdürülebilir ve veri odaklı çalışmaların yürütülebilmesine yardımcı olurken, belge yönetimi konusunu tamamen geliştirir.
AFETLERDEKİ YIKICI VERİ KAYIPLARI SON BULUYOR
Veri kayıplarının bir diğer sebeplerinden bir tanesi de ‘afetler’ olarak karşımıza çıkar. Afetler sosyal hayatımızı etkilediği kadar iş hayatımızı da olumsuz etkiler. Deprem, yangın, sel, su baskını, heyelan vb. doğal afet ve felaketler, özel şirketlerin ve kamu kurumlarının kanunen muhafaza ve ibraz yükümlülüğü olan resmî belge ve evraklar için büyük risk oluşturur. Felaket anında yedekleme donanımlarının ve sunucularının zarar görme ihtimali oldukça yüksek boyutlara ulaşır. Elektronik bilgi ve belgelerin değiştirilmesi, erişilememesi ve silinmesi gibi birçok sorunu bertaraf eden e-Saklama uygulaması, afet anlarında dahi resmî belge, evrak ve bilgilerin korunmasını sağlar.
Yapılan uluslararası araştırmalar (National Archives & Records Administration in Washington) neticesinde meydana gelen bir afet sonrasında veri merkezini 10 gün veya üzerinde kaybeden şirketlerin yaklaşık olarak yüzde 93’ünün, felaketten sonraki 1 sene içerisinde iflas başvurusu yaptığı görülmüştür. Aynı dönemde veri yönetimi yapamayan şirketlerin ise yüzde 50’si direkt olarak iflas başvurusunda bulunmuştur. Diğer uluslararası araştırmalardan biri olan (DTI/Price Waterhouse Coopers) afetlerde büyük veri kayıpları yaşayan küçük işletmelerin yüzde 70’inin 1 yıl içerisinde iflas ettiğini gözler önüne sermiştir. E-Saklama uygulamalarıyla muhafaza altına alınan bilgi, belge ve dosyalar, herhangi bir sunucu veya yedeklemeye ihtiyaç duymaz. İnternet ve bilgisayarın olduğu tüm lokasyonlarda arşivi yapılan evraklara kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılır. Uygulama sayesinde afet anında dahi yeni saklama ve arşivleme işlemleri yapılabilir.
TÜRKKEP E-SAKLAMA İLE VERİLERİNİZ GÜVENLE DEPOLANIYOR
Türkiye’de e-dönüşümün lider kuruluşu olan TÜRKKEP, sektördeki ilk AR-GE merkezlerinden birini bünyesinde barındırır. TÜRKKEP, yenilikçi çözümleriyle e-Saklama süreçlerine olumlu katkı sağlar. TÜRKKEP e-Saklama çözümü ile bireysel, ticari ve hukuki verileri güvenli, yasal ve geçerli bir şekilde saklayıp, mevzuat sürelerine elverişli olarak muhafaza eder. E-Saklama hizmeti ile kullanıcılar istenilen zamanda elektronik verilerine erişim sağlar.
Tüm veriler belge tiplerine göre klasörler halinde ayrıştırılırken, hesaba çoklu kullanıcı tanımlaması yapılır. E-Saklama çözümü ile verilerin kaybolma, silinme, çalınma gibi risklerini ortadan kaldıran TÜRKKEP, kullanıcılarını siber saldırılara karşı korur ve bilgilerini güvenle muhafaza eder.
TÜRKKEP E-SAKLAMA’NIN GETİRDİĞİ AVANTAJLAR NELERDİR?
TÜRKKEP e-Saklama, standart e-posta sağlayıcılarının ve piyasadaki diğer bulut sistemlerin sunduğu saklama yöntemlerinden çok daha güvenli bir arşiv imkanı sunar. Örneğin TÜRKKEP, e-Saklama sistemlerinde yer alan tüm belgeleri %100 yasal değişmezlik garantisiyle saklarken belge size 20 yıl sonra bile lazım olsa, verinin değişmediğini ispat eder. Hukuki ve ticari verileri yasal, geçerli ve güvenli bir şekilde muhafaza edebilen TÜRKKEP, saklanan belgelerin silme işlemini sadece hizmeti alan şirketin özel başvurusu ile TÜRKKEP’in uzman çalışanları tarafından yapar.
TÜRKKEP geliştirdiği e-Saklama hizmetiyle, kullanıma başlandığı ilk andan itibaren düşük maliyetli ve daha güvenli arşivleme imkânı sunar. TÜRKKEP e-Saklama ile elektronik belge, dosya, doküman, arşiv ve kayıtlar olası risklere karşı kesin koruma altındadır. E-Saklama uygulamasının kullanıcılarına sunduğu bazı avantajları ise şu şekilde sıralayabiliriz;
- TÜRKKEP, Verilerin %100 yasal değişmezliğini garanti altına alır. Böylelikle veri bütünlüğünü korunup doğruluğu garanti altına alınır.
- Olası veri kayıplarına karşı güvence sunar.
- Erişimlerin istenilen ölçüde kısıtlanmasına imkân sunar.
- Veriler dışarıdan gelebilecek tehditlere karşı tam koruma altındadır.
- Saklanması istenilen tüm veriler elektronik ortamda kesin koruma altına alınır.
- Bütün resmî belge ve bilgiler, mevzuata uygun bir şekilde uzun süre saklanabilir.
- Elektronik ortamdaki saklama koşulları, Türk Ticaret Kanunu’ndaki yapılan düzenlemelere uygundur.
- İbrazlar dijital ortamda kolay ve hızlı bir şekilde yapılabilir.
- Yedekleme sürücüsü ve donanım ihtiyaçlarını azaltarak maliyetten ciddi oranda tasarruf sağlanır.
- Saklama alanında dosya yükleme işlemleri pratik bir şekilde yapılabilir.
- Kâğıt ve kargo süreçlerine olan ihtiyacı ortadan kaldırarak kullanıcılarına çevre dostu bir yaklaşım sunar.
TÜRKKEP E-SAKLAMA HANGİ ALANLARDA KULLANILIR?
TÜRKKEP’in e-Saklama çözümüyle elektronik belgeler güvenle saklanabilir ve arşivlenen belgelere kolaylıkla ulaşılabilir. TÜRKKEP’in e-Saklama hizmeti ile;
- Kayıtlı Elektronik Posta iletilerinizi,
- Gönderdiğiniz ve aldığınız e-Fatura ve e-Arşiv Faturalarınızı,
- E-Defter parçalarınızı ve e-Defter beratlarınızı,
- Saklanmanız gereken ses ve görüntü kayıtlarınızı,
- Mevzuat kapsamında Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde saklamanız gereken her türlü kayıt ve dokümanlarınızı,
- Kurumsal yazılımlarınızın çıktı ve arşiv dosyalarını,
- Gizlilik gerektiren her türlü elektronik dosya, kayıt, doküman ve arşivlerinizi güvenli olarak saklayabilirsiniz.
TÜRKKEP E-SAKLAMA’YA NASIL BAŞVURU YAPABİLİRİM?
TÜRKKEP, geliştirdiği modern ve yüksek güvenlikli e-Saklama uygulaması sayesinde kullanıcılarına düşük maliyet ve alan tasarrufu sağlarken, çevre dostu bir iş modeli yaklaşımıyla da geleceğe ışık tutar. Verilerinizin güvenle depolanmasına adına e-Saklama Uygulamasını kullanmaya başlamak için, TÜRKKEP’in resmî web sitesinde yer alan https://turkkep.com.tr/kullanici-talep-formu/ ile online olarak ön başvurunuzu gerçekleştirilebilir ya da 81 ilde hizmet veren 200’e yakın TÜRKKEP başvuru merkezi üzerinden kolaylıkla başvuruda bulunabilirsiniz.
