Dijital dönüşüm, iş dünyasından kamu hizmetlerine ve günlük yaşamımıza kadar pek çok alanda devrim niteliğinde değişiklikler getirdi. Özellikle iletişim yöntemlerinin hızla dijitalleşmesi; resmi belgelerin güvenli bir şekilde imzalanması ve doğrulanması gerekliliğini ortaya çıkardı. Elektronik belgelerin güvenilir ve yasal olarak bağlayıcı olabilmesi için ise e-İmza (Elektronik İmza) çözümü geliştirildi. Resmi iletişimin güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesi ve belgeleri imzalayan kişilerin kimliklerinin doğrulanması; sahtekarlık ve kimlik hırsızlığı gibi tehditlerin önlenmesi için oldukça önemli. Dijital dönüşümün en önemli bileşenlerinden biri olan e-İmza ile tüm bu güvenlik ihtiyaçları fazlasıyla karşılandı. Kâğıt üzerine fiziki ıslak imza atma sürecini tamamen dijital ortama taşıyan e-İmza, resmi imza işlemlerinin çok daha güvenli, hızlı ve verimli hale gelmesini sağladı. Birçok ülkede elektronik imzaların yasal geçerli şekilde kullanımını destekleyen yasalar çıkarıldı. Özellikle Avrupa Birliği’nde eIDAS Tüzüğü ve Türkiye’de 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ile e-İmza, tıpkı fiziki imza gibi hukuki geçerlilik kazanmış oldu.
Fiziksel imza süreçlerinde kâğıt belgelerin basılması, imzalanması, taranması, posta veya kargo yoluyla gönderilmesi, arşivleme ve depolama gibi işlemler zaman kaybı ve yüksek maliyetlere sebep olurken, e-İmza sayesinde bu işlemler dijital ortamda çok daha az maliyetli ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilir. Böylece hem operasyonel verimlilik artar hem de resmi iletişim maliyetlerinden ciddi oranda tasarruf sağlanır. Kâğıt tüketiminin azaltılması; çevre bilincini artırmak ve sürdürülebilirlik hedeflerinin de olmazsa olmazlarından biridir. E-İmza, kâğıt kullanımını minimize ederek kullanıcılarına çevre dostu bir çözüm sunar. E-İmza; uzaktan çalışma modellerinin yaygınlaşması, coğrafi sınırların kalkması ve her yerden erişilebilir olma konuları için de önemli bir çözüm olarak karşımıza çıkıyor. E-İmza, kullanıcıların dünyanın her yerinden belge imzalamasını ve resmi işlemlerin hızla gerçekleştirilmesini sağlıyor. Sizin için özenle hazırladığımız blog yazımızda, modern dijital dünyada güvenli, verimli ve yasal geçerli bir resmi iletişim çözümü olan e-İmza’yı kullanmak için 5 önemli neden hakkında bilgilere sahip olabileceksiniz.
E-İMZA NEDİR?
E-İmza, elektronik ortam üzerinden oluşturulan dokümanların imzalanmasında kullanılan bir teknolojidir. E-İmza; başka bir elektronik veriye eklenmiş ya da elektronik veri ile mantıksal bağı olan, ayrıca kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veridir. Rakam, harf ve objelerden oluşan elektronik imzaların taklit edilmesi, benzerinin yapılması ya da değiştirilmesi mümkün değildir. E-İmza bu sayede üst düzey güvenli bir yapıya sahiptir. Tamamen elektronik ortamda gerçekleşen imza işlemi ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden yapılan gönderim sayesinde zamandan ve kâğıt, mürekkep, zarf, baskı, lojistik gibi maliyetlerden önemli ölçüde tasarruf edilir. Fiziki olarak çalışma hayatında 3 iş gününü bulabilen imza süreçleri, e-İmza ile dakikalar içinde tamamlanır.
GÜVENLİ VE YASAL GEÇERLİ İLETİŞİM
Elektronik imza; güvenlik ve yasal geçerlilik açısından geleneksel imzadan çok daha faydalı çözümler sunar. Elektronik imzalar, bir belgenin değiştirilmediğini ve imzanın sahibi tarafından onaylandığını kesin bir şekilde garanti eder. Elektronik imzalar, sahtecilik ve dolandırıcılık gibi olumsuz durumları önlemek için şifreleme teknolojilerini kullanır ve bu sayede belgelerin orijinalliği ve bütünlüğü korunmuş olur. Dijital imzalar, belgeye eklenen kriptografik bir özetle imzalanır ve bu sayede belgelerin yetkisiz kişilerce değiştirilmediğinden emin olunur. Türkiye’de 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile yasal geçerliliği ve hukuki bağlayıcılığı olan e-İmza ile yapılan işlemler, mahkemelerde delil olarak kabul edilir ve hukuki güvence altındadır.
HIZLI, VERİMLİ VE TASARRUFLU SÜREÇ YÖNETİMİ
Fiziksel belgelerin basılması, imzalanması, taranması ve saklanması gibi süreçler oldukça zaman alıcı ve maliyetlidir. E-İmza; kâğıt, mürekkep, posta ve arşivleme maliyetlerini ciddi oranda azaltır. Fiziksel belgelerin taşınması ve depolanması için gereken lojistik ve iş gücü maliyetlerini de ortadan kaldırır. Online olarak imzalanan belgeler anında karşı tarafa iletilebilir. Böylece işlem süreleri kısalır ve iş süreçleri daha verimli hale gelir. Bu, özellikle iş dünyasında işlemlerin hızlanmasını ve maliyetlerin ciddi oranda düşmesini sağlar.
ÇEVRE DOSTU BİR YAKLAŞIM
E-İmza kullanımı, kâğıt tüketimini azaltarak ağaçların kesilmesini önler ve çevreye olan olumsuz etkileri azaltır. Bu, şirketlerin çevrenin korunmasına katkıda bulunmalarını sağlar ve sürdürülebilirlik hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olur. E-İmzalı belgelerin KEP üzerinden gönderilmesiyle birlikte kargo ve lojistik gibi ihtiyaçların ortadan kalkması da karbon ayak izinin azalmasına katkı sunar.
ZAMAN VE MEKÂN BAĞIMSIZLIĞI
E-İmza, belgelerin her yerden dilendiği zaman imzalanabilmesine olanak tanır. Uzaktan çalışma modeli, uluslararası işlemler ve acil evrak işlemleri için büyük bir avantaj sağlar. Belgeler, herhangi bir cihazdan kolayca imzalanabilir ve gönderilebilir. Bu durum iş süreçlerinin hızlanmasını ve esnekliğin artmasını sağlarken, coğrafi kısıtlamaları da ortadan kaldırır.
YURT DIŞINDA YAŞAYAN TÜRKLER İÇİN RESMİ İŞLEM KOLAYLIĞI
Yurt dışında yaşayan Türk vatandaşları resmi evrak iletişiminde yüksek maliyetler, zaman kaybı ve muhatap bulamama gibi sorunlarla karşılaşabiliyor. E-İmza çözümü ise tüm bu zahmetlere son veriyor. Uzaktan kimlik doğrulama sistemiyle e-İmza ve KEP sahibi olan yurt dışında yerleşik Türk vatandaşları, ikamet ettikleri ülkelerden Türkiye’deki kamu kurumlarıyla kolayca iletişim kurabiliyor. Banka talimatlarından tebligat süreçlerine, tapu işlemlerinden abonelik işlemlerine, fatura ödeme işlemlerinden kira sözleşmelerindeki anlaşmazlıklara ilişkin ihbar ve ihtarlara kadar birçok resmi işlem, elektronik ortamda kolayca gerçekleştirilebilir.
E-İMZA BİRÇOK ALANDA GÜVENLE KULLANILABİLİR
Dijital dönüşümün Türkiye’deki pazar lideri TÜRKKEP, e-İmza hizmetiyle kullanıcılarına güvenli, yasal geçerli ve hızlı işlem kabiliyeti sunar. TÜRKKEP e-İmza’nın kullanım alanları şöyle sıralanabilir:
- Kayıtlı Elektronik Posta sisteminde.
- E-İmza uyumlu kamu sistemlerinde.
- E-Devlet Kapısı uygulamalarında.
- Elektronik sosyal güvenlik ve sağlık sistemlerinde.
- MERSİS üzerinde bulunan ticaret sicil işlemlerinde.
- Ödeme talimatı vb. bankacılık işlemlerinde ve finansal uygulamalarda.
- Her türlü kıymetli evrakın dijital ortamda imzalanmasında.
- Elektronik yazışmalar ve sözleşmelerde.
TÜRKKEP E-İMZA NASIL ALINIR?
E-İmza nasıl alınır sorusunun en net cevabı yine TÜRKKEP’ten geçiyor. Hizmetleri ve çözümleriyle ülkemizin dijital dönüşümüne büyük katkı sunan TÜRKKEP, Türkiye genelinde 150’den fazla başvuru merkezi ile hizmet veriyor. TÜRKKEP üzerinden kolayca e-İmza başvurusu yapılabiliyor.
Bireysel e-İmza başvurusu yapmak isteyenler TÜRKKEP başvuru merkezlerine giderek, fiziki evrak süreçlerine saatler harcamadan kolayca başvuru yapabiliyor. Kimlik bilgileriyle başvuru merkezine gelen bireylerin telefonlarına bir SMS onay linki gönderiliyor ve kişiler bu link ile mobil bankacılık üzerinden e-devlet sistemine giriş yapıyor. Kimlik bilgilerinin kontrolünün ardından tek tıkla onay veriliyor ve başvuru merkezi, başvuru sahibine anında USB Token’ını hazırlayarak teslim ediyor.
Kurumsal e-İmza başvurularında ise son 6 ay içinde Ticaret Sicil Memurluğundan temin edilmiş faaliyet belgesinin aslı, başvuru yapan kuruma ait noterden onaylı imza sirküsü fotokopisi, başvuran gerçek kişinin T.C. kimlik numarasının yer aldığı nüfus cüzdanı, pasaport ya da sürücü belgesini yanında bulundurması gerekiyor. Başvuru esnasında ayrıca NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) Taahhütnamesinin ve başvuru formunun imzalanması gerekiyor. E-İmza’yla birlikte verilen USB Token’ın bilgisayara entegre edilmesiyle e-İmza’nın kurulum işlemi tamamlanıyor.
