KAYITLI ELEKTRONİK POSTA HİZMET SAĞLAYICILARI (KEPHS) HAKKINDA BİLMENİZ GEREKEN HER ŞEY!
Dijitalleşmenin hız kazandığı günümüzde, güvenli ve yasal iletişim yöntemlerine olan ihtiyaçlar her geçen gün artıyor. Bu ihtiyaca en uygun çözümlerin başında yer alan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi; fiziki olarak yürütülen resmi iletişim yöntemlerinin dijital ortamda hızlı, güvenli, yasal ve hukuki geçerli bir şekilde gerçekleşmesini sağlıyor. KEP hizmeti, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) tarafından sunuluyor. Peki, KEPHS nedir, ne gibi avantajlar sunar ve nasıl KEP Hizmet Sağlayıcısı olunur? Sizlere özel olarak hazırladığımız blog yazımızda, KEPHS hakkında bilinmesi gereken tüm detayları ele alarak, bu önemli hizmetin nasıl çalıştığını ve kullanıcılara sağladığı faydaları inceleyeceğiz.
KEPHS NEDİR?
Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS), 13 Ocak 2011 tarihli 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre BTK (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu) tarafından yetkilendirilen, KEP sistemini kurmak ve işletmekle sorumlu anonim şirketlerdir. İlgili kanunun 18’inci maddesinin üçüncü fıkrası: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır hükmü bulunmaktadır. Bu hüküm KEPHS’lerin hem ticari faaliyetler hem de yasal bildirim süreçleri açısından kritik bir rol oynamalarını sağlar.
KEP Hizmet Sağlayıcıları, kullanıcıların KEP adresi edinmesini sağlayan ve KEP delillerini mevzuata uygun şekilde saklayan kuruluşlardır. KEPHS’ler, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından belirlenen kriterlere uygun olarak yetkilendirilir ve faaliyetlerini sürdürür. Herhangi bir KEPHS, kullanıcılarına KEP adresi tahsis etmek, bu adres üzerinden ileti alınmasını ve gönderilmesini sağlamak ve iletilerin yasal geçerliliğini temin etmek gibi sorumlulukları yerine getirir. KEP HS’ler aynı zamanda, evrakları güvenli veri merkezlerinde saklar. Bu veri merkezleri, elektronik postaların, belgelerin ve diğer iletişim içeriklerinin kanuni olarak 20 yıl boyunca korunmasını sağlar. Yüksek güvenlikli ortamlarda yer alan KEPHS veri merkezleri, belgelerin değiştirilemez ve silinemez bir şekilde saklanmasını temin eder.
KEP NEDİR?
KEP, standart e-posta hizmetlerinden farklı olarak, gönderici ve alıcının kimlik bilgilerinin doğrulandığı, iletinin içeriğinin değiştirilemediği ve iletinin ne zaman gönderildiği, alındığı gibi bilgilerin kaydedildiği bir iletişim sistemidir. KEP, ülkemizde 13 Ocak 2011 tarihinde kabul edilen 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamında hayatımıza girmiştir. 1 Temmuz 2012 tarihinde yürürlüğe giren Türk Ticaret Kanunu ile birlikte geniş bir kullanım alanına kavuşan KEP, ticaret dünyasında ve kamu kurumlarında dijitalleşme süreçlerini hızlandıran önemli bir araç haline gelmiştir. KEP, e-posta hizmetinin resmi ve yasal geçerliliği olan bir versiyonu olarak değerlendirilebilir. KEP üzerinden yapılan yazışmalar, hukuki bir belge niteliği taşır ve mahkemelerde delil olarak kullanılabilir.
Geleneksel e-posta sistemlerinde karşılaşılan güvenlik zafiyetleri, KEP ile tamamen ortadan kalkar. KEP kullanıcısı, gönderdiği her iletinin kimlik doğrulama sürecinden geçmesi, zaman damgası ile damgalanması ve içeriğin değiştirilememesi gibi özellikleri sayesinde, iletişimin her aşamasında yasal güvenceden faydalanır.
NASIL KEPHS OLUNUR VE BU YETKİYİ HANGİ KURUM VERİR?
KEPHS olmanın kriterleri BTK tarafından belirlenir ve denetlenir. BTK, KEPHS’lerin faaliyet göstermesi için gereken tüm yasal düzenlemeleri hayata geçirir ve KEP HS olmak isteyen kurumlara lisans verir.
KEPHS olmak isteyen kuruluşlar, BTK tarafından belirlenen teknik, idari ve mali yeterlilikleri karşılamalıdır. Bu yeterlilikler arasında, güvenlik standartlarının sağlanması, kesintisiz hizmet sunma kapasitesi, kullanıcı bilgilerini güvenli bir şekilde saklama yetkinliği gibi kriterler yer alır. BTK, bu kriterleri sağlayan kurumlara KEPHS lisansı verir ve bu kuruluşlar, KEP hizmeti sunmaya başlar.
BTK, KEPHS’lerin faaliyetlerini yıl içerisinde periyodik olarak denetler ve belirlenen standartlara uyum sağlanıp sağlanmadığını kontrol eder. Lisans sahibi KEPHS’ler, BTK’nın belirlediği kurallar çerçevesinde hizmetlerini sürdürmekle yükümlüdür. Bu sayede, KEP kullanıcıları güvenli, yasal ve standartlara uygun bir hizmet alır.
KEPHS’LERİ SEÇERKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER NELERDİR?
KEP sistemi, dijital iletişimde belge ve iletilerin hukuki olarak geçerli olmasını sağlar. Bu nedenle, KEP sahibi olurken aracı kurumlar yerine KEPHS’yi tercih etmek ve doğru bir KEPHS seçmek kritik bir adımdır. KEP’lerin aracı kurumlardan temin etmek bir dizi sorun ve risk yaratabilir:
Güvenlik Riskleri: KEPHS’ler, BTK tarafından belirlenen güvenlik standartlarına uymak zorundadır. Aracı kurumlar bu standartları karşılamayabilir. Bu da KEP iletilerinin güvenliğinin tehlikeye girmesine ve veri sızıntılarına yol açabilir.
İzlenebilirlik ve Denetlenebilirlik Eksikliği: KEP sistemi, iletilerin ne zaman ve nasıl gönderildiğinin izlenebilirliğini ve denetlenebilirliğini sağlar. Aracı kurumlar bu özellikleri tam olarak sunamaz ve bu da iletişimde karışıklıklar veya uyuşmazlıklar yaşanmasına neden olabilir.
Destek ve Müşteri Hizmetleri: İletişim sürecinde teknik bir sorun yaşanması halinde, sağlayıcının teknik destek ekibinin profesyonel, etkili ve hızlı bir şekilde yardım sağlaması gerekir.
Ek Maliyetler ve Gizli Ücretler: Aracı kurumlar, hizmet için ek ücretler veya gizli maliyetler talep edebilir. Bu durum, kullanıcıların beklenmedik maliyetlerle karşılaşmasına neden olabilir.
KEPHS’ler arasındaki farkları ise şöyle sıralayabiliriz:
Kullanıcı Dostu Arayüz: KEPHS’lerin sunduğu arayüzün kullanıcı dostu olması gerekir. Bu unsur kullanıcıların işlemlerini kolay bir şekilde yapabilmesi açısından önemlidir.
Entegrasyon: KEPHS’lerin mevcut sistemlerle entegrasyon yetenekleri değerlendirilmelidir. Şirketlerin ve kurumların ihtiyaçlarına yönelik olarak gerektiğinde tüm ERP araçlarıyla entegre olabilecek altyapıya sahip KEPHS’ler seçilebilir.
KEP İLETİŞİMİNİN PAZAR LİDERİ TÜRKKEP!
Doğru KEP HS seçmek, iş süreçlerinde güvenliği ve verimliliği artırır. Güvenlik, hizmet kalitesi, kullanıcı yorumları, maliyet ve teknolojik altyapısı ile KEP pazarının en etkin ve lider kurumu TÜRKKEP, 25 Şubat 2013 tarihinden itibaren BTK tarafından yetkilendirilen KEP Hizmet Sağlayıcısı olarak hizmet veriyor. TÜRKKEP ile KEP hesabı oluşturmak ise oldukça kolay. Sizler de kolayca KEP adresine sahip olmak için https://turkkep.com.tr/bayi-basvuru-formu/ adresinden başvurunuzu kolayca yapabilirsiniz.
